La propiedad horizontal en la era de la transformación digital

La propiedad horizontal en la era de la transformación digital

En la edición número 27 del Boletín 100% P.H. el señor Estanislao Rozo C. escribió un articulo muy interesante sobre “La propiedad horizontal en la era de la transformación digital” en el cual expresa en gran medida, lo que CopropiedAPP quiere lograr como empresa.

CopropiedAPP busca contribuir a que las copropiedades residenciales den ese paso necesario en nuestros tiempo actuales.

Con el permiso del señor Estanislao Rozo, publicamos el articulo completo.

Los cambios en las tecnologías de la información, la forma como se procesan los datos y los requerimientos de los propietarios, residentes, proveedores entre otros; traen a las propiedades horizontales a un campo desconocido o poco explorado para muchas de ellas.

Es de gran importancia que los administradores y los consejos de administración avancen en la forma como brindan la información sobre su gestión y todos los aspectos que correspondan a esta; en Colombia por lo menos el 70% de los hogares cuentan con internet y han tenido experiencias digitales y virtuales, mismas que facilitarán encadenar de la mejor manera los esfuerzos de ambas partes. Por ejemplo: la consulta de sus estados de cuenta, la publicación de las ultimas actas de consejo de administración o reuniones de asamblea, los avances de las obras, los contratos suscritos y todos aquellos temas relacionados con la convivencia podrán consultarse sin necesidad de ir a la oficina de administración o presentar un derecho de petición; eso sin contar aquellos casos donde la desatención u omisión obligan al propietario a interponer una acción de tutela.

Lo anterior sin contar con la transparencia que brindara a la gestión administrativa y gerencial de los órganos de administración y que sin lugar a duda facilitara la toma de decisiones, disminuyendo incluso el tiempo de las diferentes reuniones. La transformación digital va de la mano e inicia con la automatización, la cual ha empezado ya hace unos años a abrirse camino en los inmuebles del régimen; sensores, tecnología biométrica, cámaras de seguridad de última generación, aplicaciones, software contables y administrativos con mayores prestaciones y con facilidad de conexiones remotas y más rápidas; inclusive el archivo de información en terminales y productos informáticos que brindan mayor seguridad y posibilidades más grandes de seguridad y transferencia segura son la carta de presentación de esta nueva era y revolución.

Por si solo contar con los equipos o las actualizaciones no es suficiente, es necesario cambiar la cultura al interior de la alta gerencia y de la forma como se usan los diferentes recursos enfocados hacia la seguridad material, la seguridad y tratamiento de los datos (ley 1581 de 2012), a toda la gestión documental resultado del decreto 1072 y de la resolución 312 en materia de SGSST, su forma de archivo y en general la responsabilidad que del manejo adecuado da cumplimiento a aspectos técnicos y legales genera.

El paradigma del pasado donde solo aquellos que tenían recursos económicos elevados o considerables podían acceder a las nuevas tecnologías se ha roto gracias a la internet y sus constantes cambios, lo cual juega en beneficio de las propiedades horizontales, las cuales por sus niveles elevados de cartera en muchos de los casos no pueden acceder a estas mejoras tecnológicas y administrativas que les permitirán mejorar la gestión, el manejo y flujo de la información; así como la forma de presentarla.

El caso práctico y la realidad de la propiedad horizontal junto con su dinámica interior propia facilitaran adoptar con mayor agilismo la transformación digital, las administraciones han aprehendido que una de las necesidades más importantes, exigidas y requeridas es la de la información, los aspectos económicos, financieros, contables y jurídicos requieren ser dados a conocer con mayor velocidad; al igual que con veracidad y calidad como solución a muchos de los problemas administrativos y de convivencia. Sin la tecnología tarde que temprano la propiedad horizontal colapsara, así como el recurso humano debe estar en capacidad de aprovechar estos cambios; lo cual obliga a contar o desarrollar una habilidad y competencia especifica. Muchos creen que la era de la transformación digital se limita al comercio en línea y están muy equivocados, depende de un cambio total y una cultura e inteligencia organizacional enfocada a verdaderos cambios, a innovar haciendo uso de las tecnologías incrementando la productividad, llevándola hasta la gestión del cambio.

Al momento de iniciar el proceso de transformación se debe contar con el recurso humano y tener fijos los objetivos de usar la tecnología en la administración del conjunto, del edificio o de la propiedad horizontal donde se use y se implementen estos cambios, así mismo; el administrador debe asumir el rol de líder para afrontar todo el proceso y contar con un equipo de trabajo eficiente y que responda a los nuevos retos. El camino en la propiedad horizontal enfrentara escenarios diferentes según el estado en el que se encuentre la transformación al interior de cada propiedad horizontal, están aquellas donde no tienen información y no poseen acceso a la transformación digital, están aquellas que tienen conocimiento, pero no pueden acceder a soluciones digitales , otras que habiendo accedido a herramientas de transformación digital no las usan adecuadamente o al máximo de su potencial, en cualquiera de los casos adquiere un papel de gran relevancia el talento y la disponibilidad de los datos.

No es la propiedad horizontal la excepción para que la transformación digital no se lleve a cabo en toda su dimensión, del correcto aprendizaje, del uso adecuado de las diferentes herramientas administrativas y de las habilidades duras como blandas dependerá la apertura a nuevos conceptos aplicaciones, tendencias y tecnologías; la planeación estratégica debe incluir esta transformación, así como las diferentes gestiones y sus alcances comprenderán la misma incluyéndola en la totalidad de los procesos, procedimientos y tareas. Es necesario que los equipos de trabajo que trabajan en las propiedades horizontales salgan de sus áreas de trabajo y visualicen en que otras áreas tienen injerencia y pueden aportar generando que la transformación digital se dé con mayor agilidad en la persona jurídica de p.h., igualmente se hace necesario capacitar a las personas para que empiecen a trabajar de manera diferente y empiecen a cambiar conceptos, formas de pensar y arcaísmos poco productivos.

Es importante que la propiedad horizontal en la toma de decisiones sea más ágil y cuente con información de primera mano y atada a la realidad de la persona jurídica en todos sus aspectos e igualmente que permita tomar soluciones prontas, evitando así gran cantidad de los problemas que en la actualidad presentan los inmuebles sometidos a este régimen.

Es sin duda un tema extenso y de gran aplicabilidad en la administración de inmuebles y en todo el campo inmobiliario, el llamado es a profundizar en el estudio del mismo y en permitir la llegada del cambio y de la transformación digital cargada de innovación.

ESTANISLAO ROZO C.
Consultor en propiedad horizontal protección de datos (habeas data)